Struktur dan Aspek Penting dalam Pembuatan Surat Dinas

By SaungMaman

Surat dinas merupakan salah satu surat yang paling sering digunakan disebagian besar kelembagaan. Ada banyak sekali contoh surat dinas yang bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan. Sebelum menulis surat dinas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Salah satunya yaitu struktur surat dinas.

Struktur dan Aspek Penting dalam Pembuatan Surat Dinas | Image source: Pixabay

Struktur Surat Dinas

1. Kepala Surat atau Kop surat

Setiap surat dinas wajib menggunakan kop surat atau kepala surat. Kepala surat merupakan aspek yang paling penting dalam membuat surat dinas.

Kepala surat biasanya berisikan nama suatu Lembaga atau organisasi yang mengirimkan suratnya. Selain itu, kepala surat juga berisikan logo Lembaga, nomor telepon, alamat serta email dari Lembaga pengirim.

Sehingga kepala surat sangatlah dibutuhkan supaya mempermudah penerimanya untuk menghubungi kembali atau memberikan feedback terhadap Lembaga pengirimnya.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat merupakan aspek penting lainnya yang perlu ada di surat dinas. Tanggal surat biasanya terletak di kiri atas surat tepat di bawah kepala surat. Tanggal surat juga biasanya mencantumkan tanggal, bulan serta tahun surat dikirimkan atau dibuat.

3. Nomor Surat dan Alamat Surat

Nomor surat dan alamat surat biasanya akan ada di satu kolom. Nomor surat merupakan nomor yang berisikan nomor, perihal surat serta lampiran surat. Sedangkan alamat surat berisikan alamat atau kepada siapa surat tersebut ditujukan.

4. Salam Pembuka

Setelah menuliskan nomor dan alamat surat, hal lainnya yang harus ada dalam surat dinas yaitu salam pembuka. Salam pembuka ditulis sebagai pembuka sebelum menuliskan isi dan maksud surat.

Contoh dari bagian salam pembuka pada surat dinas juga bisa dengan memperkenalkan diri dari Lembaga mana sebelum menyampaikan maksud dan tujuan surat dinas dibuat.

5. Isi Surat

Pada bagian isi surat dinas berisikan inti atau maksud surat tersebut dibuat. Pada dasarnya, ada berbagai macam contoh surat dinas. Mulai dari surat permohonan, surat dinas yang bertujuan untuk mengundang, surat tugas hingga surat dinas yang menyatakan suatu keputusan.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan untuk Pekerjaan Sebagai Guru

Isi surat ini bisa disesuaikan dengan maksud dan tujuan dari pembuatan surat dinas tersebut. Jika surat dinas tersebut dimaksudkan untuk penugasan, pastikan nama, jabatan maupun NIK (Nomor Induk Kepegawaian) harus ditulis dengan jelas.

Jika surat dinas tersebut berupa undangan, pastikan nama acara, tanggal dan waktu acara diselenggaran serta tempat acara harus ditulis dengan lengkap. Isi surat merupakan bagian yang paling penting pada surat dinas sehingga harus ditulis secara detail dan lengkap perihal maksud dan tujuan.

6. Salam Penutup

Setelah menyampaikan maksud dan tujuan pembuatan surat dinas, bisa ditutup dengan menggunakan salam penutup.

Contoh salam penutup pada surat dinas biasanya disampaikan “Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dipergunakan dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.”

Anda juga bisa menuliskannya dengan “Demikian disampaikan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih.”

7. Pengirim Surat dan Tembusan Surat

Pada bagian bawah surat dinas biasanya tertera pengirim surat yang berisikan nama pengirim surat dan disertai tanda tangan pihak yang bertanggung jawab serta dibubuhi stemple dari Lembaga tersebut.

Selain pengirim surat, ada juga kolom untuk tembusan surat yang berisikan pihak-pihak mana saja yang menjadi tembusan untuk surat dinas tersebut.

Itulah beberapa struktur atau aspek-aspek penting yang harus ada di dalam surat dinas. Dengan memperhatikan struktur surat dinas tersebut, surat dinas bisa tersampaikan maksud dan tujuannya dengan baik. Sekian saja dan semoga bermanfaat.